{"id":9572,"date":"2020-05-13T10:11:52","date_gmt":"2020-05-13T08:11:52","guid":{"rendered":"https:\/\/admin-mondoffice-com.stkc.stmn.us\/?p=9572"},"modified":"2021-02-05T09:07:39","modified_gmt":"2021-02-05T08:07:39","slug":"ladroni-del-tempo","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.mondoffice.com\/mondoffice-informa\/consigli-pratici\/ladroni-del-tempo.html","title":{"rendered":"Pillole per la gestione del tempo: I ladroni del tempo"},"content":{"rendered":"

I \u201cladroni del tempo<\/strong>\u201d sono tutte quelle situazioni che, senza che ce ne rendiamo conto, ci \u201crubano\u201d pi\u00f9 tempo del dovuto. Spesso questi ladroni non hanno tanto a che fare con gli altri, quanto con il nostro modo di gestire gli altri.<\/p>\n

Il telefono<\/span><\/h2>\n

\"\"La regola che sta alla base della gestione del tempo \u00e8 sempre raggruppare e semplificare<\/strong>. Come possiamo applicare questa regola al telefono? Trasformando tutte le chiamate in entrata in chiamate in uscita.Un tipico ladro di tempo \u00e8 appunto il telefono. Ecco allora alcuni consigli per gestire al meglio questo strumento.<\/p>\n

Quello che ognuno di noi \u00e8 abituato a fare \u00e8 rispondere ad ogni singola telefonata in qualunque momento, indipendentemente da ci\u00f2 che stiamo facendo. In questo modo per\u00f2 interrompiamo ogni volta il nostro picco di concentrazione e a fine chiamata dobbiamo riprendere il filo di ci\u00f2 che stavamo facendo, allungandone cos\u00ec i tempi di realizzazione. Sarebbe invece buona norma stabilire, nel limite del possibile, delle finestre orarie nell\u2019arco della giornata (ad esempio a met\u00e0 e fine mattinata e a met\u00e0 e fine pomeriggio) che dedichiamo a fare le chiamate in uscita e a richiamare chi ci ha cercato. In questo modo riprendiamo il controllo sul nostro ambiente: il telefono non controlla i nostri ritmi di lavoro ma siamo noi a decidere quando utilizzarlo.<\/p>\n

Per poter attuare questa strategia, \u00e8 necessario porre dei filtri tra noi e le persone che ci cercano: attivare la segreteria telefonica o un centralino, silenziare il telefono (gi\u00e0 solo il fatto che squilli ci distrae e rompe la concentrazione) o magari organizzare dei turni con i colleghi per rispondere alle reciproche telefonate.<\/p>\n

Se proprio non possiamo fare a meno di rispondere, generiamo fin da subito la cornice temporale entro cui il nostro interlocutore si deve muovere (\u201cdevo entrare in riunione, ho solo 10n minuti\u201d) in modo da guidarlo e poter chiudere la chiamata senza risultare maleducati.<\/p>\n

Buona prassi per le chiamate in uscita \u00e8 scriversi prima su un foglio quali sono l\u2019obiettivo e i punti da smarcare. Anche nelle chiamate in entrata \u00e8 sempre bene guidare il nostro interlocutore con domande circostanziate (\u201ccome ti posso aiutare?\u201d \u201cper quando ne hai bisogno?\u201d) in modo da portarlo direttamente al punto.<\/p>\n

Se poi consideriamo che spesso interagiamo sempre con le stesse persone, possiamo essere trasparenti con loro e concordare delle \u201cfasce di attenzione personalizzata\u201d, ovvero quelle finestre nell\u2019arco della giornata dove siamo disponibili a rispondere alle loro chiamate e dedicargli attenzione.<\/p>\n

Con questi piccoli accorgimenti potremo quindi riuscire a tenere a bada il primo ladro di tempo.<\/p>\n

Le email<\/span><\/h2>\n

Altro tipico ladrone del tempo sono le email. Se gestissimo meglio questo canale di comunicazione potremmo risparmiare e far risparmiare un sacco di tempo. Anche in questo caso la regola \u00e8 sempre raggruppare e semplificare<\/strong>.<\/p>\n

Come per il telefono, non \u00e8 il caso di interrompere la nostra attivit\u00e0 ogni volta che arriva una email ma, anche in questo caso, sarebbe meglio concentrare l\u2019attivit\u00e0 di posta elettronica in specifici momenti della giornata, in modo da evitare la trappola del multitasking e delle continue interruzioni che spezzano la concentrazione.<\/p>\n

\"\"La cosa fondamentale \u00e8 resistere alla tentazione di mischiare tutte queste attivit\u00e0 in quanto \u00e8 stato ampiamente dimostrato che il nostro cervello non reagisce bene alla modalit\u00e0 multitasking.In questo modo la nostra giornata lavorativa sar\u00e0 scandita da momenti dedicati alle attivit\u00e0 \u201ccore\u201d, ovvero quelle pi\u00f9 strategiche e che richiedono maggiore concentrazione, che si andranno ad alternare ai momenti dedicati alle chiamate, che possono essere sfruttati per riposare gli occhi dal PC e sgranchirsi le gambe, e ai momenti di lavoro al PC su attivit\u00e0 che richiedono minor concentrazione, come rispondere alle email.<\/p>\n

Se si vuole sfruttare al meglio il proprio tempo, \u00e8 necessario ridurre al minimo le distrazioni, ad esempio chiudendo il programma di posta elettronica fuori dagli spazi ad essa dedicati, togliendo le notifiche di ricezione delle nuove email, disattivando pop up e anteprime.<\/p>\n

Altrettanto importante \u00e8 l\u2019utilizzo corretto di questo canale di comunicazione. Consideriamo sempre il fattore emotivo: l\u2019email pu\u00f2 risultare un canale un po\u2019 asettico, se dobbiamo trattare tematiche sensibili, che possono generare tensioni o fraintendimenti, meglio optare per una chiamata o affrontare il tema vis-a-vis.<\/p>\n

I messaggi email devono essere chiari: una comunicazione efficace<\/strong> comprende un messaggio<\/strong>, che spiega qual \u00e8 la problematica, e una call to action <\/strong>(chiamata all\u2019azione) che esplicita cosa ci aspettiamo dal nostro interlocutore rispetto alla problematica espressa nel messaggio. A questo proposito pu\u00f2 essere utile seguire il modello di redazione dei messaggi chiamato Modello MADE<\/strong>:<\/p>\n

M<\/strong>essaggio: riassumere il messaggio in 2 o 3 frasi al massimo<\/p>\n

A<\/strong>zione: specificare l\u2019azione richiesta all\u2019interlocutore o che verr\u00e0 svolta dal mittente<\/p>\n

D<\/strong>ettagli: Cosa? Quando? Dove? Chi? Come?<\/p>\n

E<\/strong>lementi aggiuntivi: eventuali esempi o documenti di vario tipo che si vanno ad allegare alla email<\/p>\n

Allo stesso modo, se non ci risulta chiara una email ricevuta, non capiamo cosa ci si aspetta da noi, nel rispondere guidiamo il mittente con poche domande dirette orientate a chiarire il messaggio e la call to action della email.<\/p>\n

Anche l\u2019oggetto \u00e8 importante, deve essere chiaro ed efficace e contenere i seguenti punti fondamentali:<\/p>\n

    \n
  • Deadline<\/li>\n
  • Progetto a cui si riferisce<\/li>\n
  • Argomento della email<\/li>\n
  • Azione richiesta (es. leggere, per info, consiglio, approvazione, ecc\u2026)<\/li>\n<\/ul>\n

    I riceventi devono essere solo le persone realmente interessate: mettiamo in copia sempre solo chi \u00e8 davvero necessario e, allo stesso modo, chiediamo di essere messi in copia solo nelle email in cui siamo necessari.<\/p>\n

    Manteniamo pulita la nostra casella di posta: \u00e8 buona regola non avere mai pi\u00f9 di 30 messaggi nella cartella di posta in arrivo, questa \u00e8 una cartella di passaggio, non un \u201cparcheggio\u201d. Per aiutarci potremmo processare le email con il sistema DANF<\/strong>:<\/p>\n

    Delete<\/strong> \u00e0 email che possono essere eliminate senza nessuna azione da parte nostra<\/p>\n

    Act Now <\/strong>\u00e0 email che possono essere processate immediatamente in quanto non richiedono pi\u00f9 di 3-4 minuti<\/p>\n

    File for later <\/strong>\u00e0 email che richiedono una maggiore attenzione e che dovremo archiviare in una cartella ad hoc per lavorarle in seguito<\/p>\n

    Possiamo organizzare le cartelle di archiviazione in base al criterio a noi pi\u00f9 consono (per progetto, per cliente, per ordine cronologico), l\u2019importante \u00e8 non averne troppe. Indicativamente, l\u2019optimum \u00e8 la regola del 7<\/strong>, ovvero non creare pi\u00f9 di 7 cartelle di archiviazione e, per ognuna di esse, non creare pi\u00f9 di 7 sotto cartelle.<\/p>\n

    Ed infine, processiamo le email secondo il criterio FIFO<\/strong> (first in, first out): la prima email ad arrivare \u00e8 anche la prima ad essere letta e non viceversa.<\/p>\n

    Spazio fisico e digitale<\/span><\/h2>\n

    Nel 1980 il British Institute of Management dichiarava che, in media, una manager spende 3 minuti al giorno a \u201ccercare cose\u201d sulla sua scrivania. Questo si traduce in un costo di 6.000 sterline all\u2019anno. Ecco un altro di quei costi occulti di cui abbiamo parlato nel primo articolo di questa serie sulla gestione del tempo.<\/p>\n

    Per ottimizzare il nostro tempo dobbiamo anche ottimizzare gli spazi che ci circondano.<\/p>\n

    \"\"Una cassettiera<\/strong> pu\u00f2 aiutare a tenere la scrivania sgombra ma anche questa non deve essere intesa come luogo di archiviazione permanente. \u00c8 una sorta di \u201cparcheggio\u201d temporaneo per il materiale su cui stiamo ancora lavorando, progetti ancora aperti che stiamo portando avanti. Una volta che un lavoro \u00e8 chiuso, tutta la documentazione andr\u00e0 archiviata dentro a raccoglitori su mensole, armadi o altri spazi dedicati.Partiamo dallo spazio fisico: la scrivania<\/strong> deve essere pulita, piana e libera<\/strong>. Sopra ci deve essere solo il necessario all\u2019attivit\u00e0 che stiamo svolgendo in quel momento. La scrivania non \u00e8 uno spazio di archiviazione ma uno spazio di lavoro. Una scrivania sgombra ed ordinata aiuta la concentrazione eliminando le fonti di distrazione.<\/p>\n

    Anche lo spazio digitale deve essere pulito e organizzato quanto quello fisico. Niente notifiche o icone inutili sul desktop del PC, cartelle ben organizzate (possiamo utilizzare una struttura simile a quella della posta elettronica.<\/p>\n

    Davanti ad ogni documento domandiamoci cosa ne dobbiamo fare:<\/p>\n

      \n
    • Processarlo<\/li>\n
    • Rimandarlo<\/li>\n
    • Inoltrarlo<\/li>\n
    • Archiviarlo<\/li>\n
    • Buttarlo<\/li>\n<\/ul>\n

      Non teniamo mai i documenti in stand by per un tempo indefinito.<\/p>\n

      Quando possibile, teniamo sempre aperto un programma alla volta, una sola finestra internet alla volta.<\/p>\n

      Negli Stati Uniti, alcune aziende hanno lanciato una singolare sfida: un venerd\u00ec al mese attuano la \u201csingle tasking challenge\u201d. L\u2019obiettivo \u00e8 quello di far capire alle persone che il multitasking non \u00e8 un buon metodo di lavoro: proprio come per un PC o uno smartphone quando ci sono troppi programmi in uso, la memoria si sovraccarica, tutto rallenta e consuma pi\u00f9 energia. La stessa cosa succede a noi quando cerchiamo di occuparci di troppe cose allo stesso tempo, aumenta lo stress e diminuisce la produttivit\u00e0.<\/p>\n

      Dopo aver imparato a neutralizzare i ladri di tempo, nella prossima pillola vedremo come ottenere i migliori risultati dalle riunioni.<\/p>\n

       <\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

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