{"id":9615,"date":"2020-07-22T12:27:09","date_gmt":"2020-07-22T10:27:09","guid":{"rendered":"https:\/\/admin-mondoffice-com.stkc.stmn.us\/?p=9615"},"modified":"2021-02-05T08:45:39","modified_gmt":"2021-02-05T07:45:39","slug":"pillole-per-la-gestione-del-tempo-gestione-efficace-delle-riunioni","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.mondoffice.com\/mondoffice-informa\/consigli-pratici\/pillole-per-la-gestione-del-tempo-gestione-efficace-delle-riunioni.html","title":{"rendered":"Pillole per la gestione del tempo: gestione efficace delle riunioni"},"content":{"rendered":"<p>Secondo uno studio condotto su 500 dirigenti, il 25% di questi dichiara di trascorrere in riunione in media ben 11 ore a settimana.<\/p>\n<p>Le riunioni stanno alla base del lavoro in team ma proprio per questo \u00e8 indispensabile ottimizzarle. Per far s\u00ec che una riunione sia efficace e non ci \u201crubi\u201d tempo prezioso, \u00e8 importante che venga organizzata e gestita con metodo.<\/p>\n<h2><span style=\"color: #cc0014;\">PRIMA DELLA RIUNIONE<\/span><\/h2>\n<p>Quando si convoca una riunione \u00e8 importante chiarire subito qual \u00e8 l\u2019<strong>obiettivo<\/strong> per cui la si convoca. A tale scopo, un buon <strong>ordine del giorno<\/strong> conterr\u00e0:<\/p>\n<ul>\n<li>Nome del <strong>convocante<\/strong><\/li>\n<li>Nome dei <strong>partecipanti<\/strong><\/li>\n<li><strong>Data <\/strong>della riunione<\/li>\n<li><strong>Temi<\/strong> da trattare durante la riunione, in che <strong>ordine<\/strong> e quanto <strong>tempo<\/strong> verr\u00e0 dedicato ad ognuno di essi<\/li>\n<li><strong>Obiettivo<\/strong> della riunione<\/li>\n<li>Se necessario, <strong>allegati<\/strong> con ulteriori informazioni utili per la riunione<\/li>\n<\/ul>\n<p>Altrettanto importante \u00e8 la preparazione logistica, ovvero individuare una sala riunioni e verificare che sia presente tutta la strumentazione necessaria (ad esempio lavagna, pennarelli, proiettore e quant\u2019altro).<\/p>\n<p>L\u2019agenda della riunione deve essere composta da <strong>non pi\u00f9 di 6 punti<\/strong>. Per ogni punto \u00e8 necessario specificare <strong>tema<\/strong>, <strong>durata<\/strong> e <strong>responsabile<\/strong> dell\u2019esposizione. La pianificazione dell\u2019agenda va fatta mettendo per primi i temi <strong>pi\u00f9 importanti e urgenti<\/strong> e quelli che <strong>richiedono maggior concentrazione<\/strong>. Ai temi urgenti ma non prioritari dovr\u00e0 essere assegnato un minor tempo di trattazione rispetto a quelli pi\u00f9 importanti.<\/p>\n<p>\u00c8 buona prassi tenere per la chiusura della riunione un tema positivo che coinvolga tutti i partecipanti mentre bisognerebbe evitare di monopolizzare il tempo con <strong>temi extra<\/strong> e trattarli solo nel caso in cui emerga qualcosa di realmente importante ed urgente.<\/p>\n<p>La preparazione del meeting \u00e8 molto importante: se si vuole ottenere il massimo risultato da una riunione non bisogna improvvisare.<\/p>\n<h2><span style=\"color: #cc0014;\">DURANTE LA RIUNIONE<\/span><\/h2>\n<p>\u00c8 bene che in ogni riunione ci sia un <strong>facilitatore<\/strong>. Il suo compito \u00e8 quello di stimolare la discussione e il confronto delle idee, mantenere il focus sull\u2019obiettivo, motivare e fare in modo che si crei un ambiente di fiducia e cooperazione. \u00c8 cura del facilitatore fare in modo che tutti partecipino, interpretando sia i <strong>silenzi passivi<\/strong> che quelli <strong>ostili<\/strong>, limitando coloro che tendono a parlare troppo o ad intervenire in modo eccessivo.<\/p>\n<p>Un altro compito del facilitatore \u00e8 quello di anticipare e gestire eventuali <strong>situazioni difficili<\/strong> che possono andare a crearsi, quali ad esempio:<\/p>\n<ul>\n<li><em>Perdita di concentrazione dei partecipanti<\/em>: pone domande e interagisce per risollevare il livello di energia della riunione<\/li>\n<li><em>Commenti astratti, generici o fuori luogo<\/em>: guida la discussione con domande mirate, riporta il focus sull&#8217;obiettivo e controlla i tempi delle varie tematiche<\/li>\n<li><em>Situazioni conflittuali<\/em>: \u00e8 compito del facilitatore prevedere e disinnescare i conflitti con rapidit\u00e0 e organizzare la sequenza dei posti a sedere in modo strategico mettendo vicine le persone pi\u00f9 conflittive e sedendo vicino a s\u00e9 coloro che tendono ad essere pi\u00f9 polemici nei suoi confronti<\/li>\n<li><em>Momenti di impasse<\/em>: prevede esercizi creativi e domande aperte e, non ultime, delle pause strategiche<\/li>\n<li><em>Perdita di controllo della riunione<\/em>: se il meeting va fuori controllo \u00e8 bene fare una pausa e riportare il focus sull\u2019obiettivo e sulle regole della discussione<img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" class=\"aligncenter wp-image-10441 size-large\" src=\"https:\/\/www.mondoffice.com\/mondoffice-informa\/wp-content\/uploads\/2020\/07\/compito-del-facilitatore-1024x552.jpg\" alt=\"il ruolo del facilitatore nelle riunioni\" width=\"1024\" height=\"552\" srcset=\"https:\/\/www.mondoffice.com\/mondoffice-informa\/wp-content\/uploads\/2020\/07\/compito-del-facilitatore-1024x552.jpg 1024w, https:\/\/www.mondoffice.com\/mondoffice-informa\/wp-content\/uploads\/2020\/07\/compito-del-facilitatore-300x162.jpg 300w, https:\/\/www.mondoffice.com\/mondoffice-informa\/wp-content\/uploads\/2020\/07\/compito-del-facilitatore-768x414.jpg 768w, https:\/\/www.mondoffice.com\/mondoffice-informa\/wp-content\/uploads\/2020\/07\/compito-del-facilitatore-1170x630.jpg 1170w, https:\/\/www.mondoffice.com\/mondoffice-informa\/wp-content\/uploads\/2020\/07\/compito-del-facilitatore-585x315.jpg 585w, https:\/\/www.mondoffice.com\/mondoffice-informa\/wp-content\/uploads\/2020\/07\/compito-del-facilitatore.jpg 1431w\" sizes=\"(max-width: 1024px) 100vw, 1024px\" \/><\/li>\n<\/ul>\n<h2><span style=\"color: #cc0014;\">DOPO LA RIUNIONE<\/span><\/h2>\n<p>Dopo la riunione, il facilitatore dovrebbe redigere la <strong>minuta<\/strong> dell\u2019incontro e inviarla a tutti i partecipanti al fine di <strong>riassumere gli accordi<\/strong> presi e i <strong>prossimi passi<\/strong> da seguire e chi dovr\u00e0 fare cosa.<\/p>\n<p>Una minuta ben fatta include:<\/p>\n<ul>\n<li><strong>Data <\/strong>della riunione e <strong>tematiche<\/strong> trattate<\/li>\n<li>Nome dei <strong>partecipanti<\/strong><\/li>\n<li>Nome del <strong>facilitatore<\/strong><\/li>\n<li><strong>Accordi presi<\/strong> e nomi dei <strong>responsabili<\/strong><\/li>\n<li>Se disponibile, data del prossimo incontro<\/li>\n<li><strong>Costo<\/strong> della riunione (considerando il costo orario medio del personale, il numero di persone coinvolte e la durata della riunione)<\/li>\n<\/ul>\n<p>Per finire, una curiosit\u00e0: secondo il <strong>metodo \u201cAgile\u201d<\/strong> bisognerebbe fare delle mini riunioni in piedi della durata massima di 15 minuti, senza l\u2019utilizzo del <a href=\"https:\/\/www.mondoffice.com\/proiettori_C09011505.html\">proiettore<\/a> ma solo con la <a href=\"https:\/\/www.mondoffice.com\/lavagne-bianche_C050809.html\">lavagna<\/a>. In questo modo il ritmo della riunione si mantiene spedito e si evitano tempi morti, divagazioni e altre perdite di tempo.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Secondo uno studio condotto su 500 dirigenti, il 25% di questi dichiara di trascorrere in riunione in media ben 11&hellip;<\/p>\n","protected":false},"author":2,"featured_media":10231,"comment_status":"open","ping_status":"open","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"_acf_changed":false,"_et_pb_use_builder":"","_et_pb_old_content":"","_et_gb_content_width":"","_lmt_disableupdate":"","_lmt_disable":"","footnotes":""},"categories":[29],"tags":[16,13],"class_list":["post-9615","post","type-post","status-publish","format-standard","has-post-thumbnail","hentry","category-consigli-pratici","tag-business","tag-produttivita"],"acf":[],"_links":{"self":[{"href":"https:\/\/www.mondoffice.com\/mondoffice-informa\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/9615","targetHints":{"allow":["GET"]}}],"collection":[{"href":"https:\/\/www.mondoffice.com\/mondoffice-informa\/wp-json\/wp\/v2\/posts"}],"about":[{"href":"https:\/\/www.mondoffice.com\/mondoffice-informa\/wp-json\/wp\/v2\/types\/post"}],"author":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/www.mondoffice.com\/mondoffice-informa\/wp-json\/wp\/v2\/users\/2"}],"replies":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/www.mondoffice.com\/mondoffice-informa\/wp-json\/wp\/v2\/comments?post=9615"}],"version-history":[{"count":0,"href":"https:\/\/www.mondoffice.com\/mondoffice-informa\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/9615\/revisions"}],"wp:featuredmedia":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/www.mondoffice.com\/mondoffice-informa\/wp-json\/wp\/v2\/media\/10231"}],"wp:attachment":[{"href":"https:\/\/www.mondoffice.com\/mondoffice-informa\/wp-json\/wp\/v2\/media?parent=9615"}],"wp:term":[{"taxonomy":"category","embeddable":true,"href":"https:\/\/www.mondoffice.com\/mondoffice-informa\/wp-json\/wp\/v2\/categories?post=9615"},{"taxonomy":"post_tag","embeddable":true,"href":"https:\/\/www.mondoffice.com\/mondoffice-informa\/wp-json\/wp\/v2\/tags?post=9615"}],"curies":[{"name":"wp","href":"https:\/\/api.w.org\/{rel}","templated":true}]}}