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Guida all’acquisto

Guida all’acquisto dei registratori archivio: come scegliere il prodotto giusto

Un archivio preciso e ordinato è essenziale per poter sempre trovare facilmente documenti e informazioni. Ma qual è il raccoglitore giusto per le tue esigenze?

Cosa devi archiviare?

La scelta del raccoglitore può cambiare in base alla tipologia di documenti che si devono archiviare e alla frequenza con cui si vuole accedere a tali documenti:

  • Archiviazione Massiva Classica: uffici Amministrativi, uffici Acquisti, Magazzini. Ideale per archiviare ordini, fatture, bolle e documentazione di alti volumi e di bassa frequenza di consultazione.
  • Archiviazione Professionale Consultativa ad alta frequenza: Uffici commerciali, Marketing, Punti vendita, Uffici Vendite. Ideale per conservare e consultare listini, cataloghi, raccolte di documenti ad alta frequenza di consultazione.
  • Archiviazione Professionale Consultativa ed Espositiva: Amministrativi, Legali, Commercialisti, Uff. Finanziari, Banche, Assicurazioni, Uff. Consulenziali. Ideale per conservare documenti quali contratti, schede tecniche, progetti ad altissima frequenza di consultazione espositiva e particolarmente pesanti.

Tipologia di materiale

In base alla frequenza con cui volete accedere ai contenuti del vostro archivio e per quanto tempo li volete conservare, un materiale può rivelarsi più idoneo di un altro:

  • Polipropilene (PPL): questi registratori hanno un’anima in cartone e sono poi rivestiti in PPL. Sono ideali per archiviare documenti nel lungo termine in quanto resistenti alla polvere e all’umidità. Sono dotati di portaetichetta con etichetta estraibile e scrivibile sia sul fronte che sul retro.
  • Cartone: questi registratori hanno sia l’anima che il rivestimento in cartone ed hanno la possibilità di scrivere direttamente sul dorso del raccoglitore.

Alcuni raccoglitori sono anche dotati di custodia, importante per proteggere il registratore nel tempo. Può avere una profilazione in metallo che lo rende ancora più resistente.Tipologia di formatoIn base a quanti e quali documenti dovette archiviare dovrete scegliere il formato più adatto:

Tipologia di formato

In base a quanti e quali documenti dovete archiviare dovrete scegliere il formato più adatto:

  • Protocollo (23 x 33 cm): è il formato più venduto in Italia perché consente di archiviare comodamente documenti in formato A4 e 22 x 30 cm.
  • Commerciale (23 x 30 cm): è anch’esso in grado di contenere documenti in formato A4 ma lo spazio a disposizione è inferiore. Questo formato è ideale per coloro che hanno uno spazio limitato per riporre i propri raccoglitori.

Un’altra caratteristica da valutare nella scelta del formato è il dorso: lo spessore dei registratori archivio va da un minimo di 5 cm ad un massimo di 8 cm. Da questa misura dipende la quantità di documenti che il registratore può contenere.

Tipologia di meccanismo

In base alla frequenza di utilizzo e consultazione dei documenti archiviati, un altro elemento che può influenzare nella scelta del raccoglitore è la tipologia di meccanismo degli anelli.

Alcuni brand hanno sviluppato tecnologie proprie per migliorare le performance degli anelli, ad esempio Esselte ha introdotto il meccanismo Esselte N°1 di precisione per impedire che i fogli si incastrino, in acciaio di alta qualità che garantisce resistenza e durata e testato per resistere a 10.000 aperture e chiusure. Leitz invece ha sviluppato il meccanismo Leitz 180° che, a differenza di un meccanismo tradizionale, consente una apertura doppia degli anelli che velocizza del 20% le pratiche di archiviazione.

 

Abbiamo comparato per te alcuni dei raccoglitori più venduti sul mercato:

Modello Materiale Caratteristiche Meccanismo Indicazioni d’uso
registratori-archivio-eurofile Eurofile Cartone 2 mm rivestito in PP Etichetta in colore coordinato al registratore, scrivibile su entrambi i lati Meccanismo a leva Esselte N°1 certificato LGA Archiviazione Professionale Consultativa ad alta frequenza
registratori-archivio-business Registratore Business Cartone 2 mm rivestito interamente in PP Ampia etichetta estraibile e riscrivibile su fronte e retro Meccanismo a leva Esselte N°1 certificato LGA Archiviazione Professionale Consultativa ed Espositiva
registratori-delso-line Delso Line Cartone 2 mm rivestito in carta plastificata all’esterno e carta patinata all’interno Dorso cancellabile e riscrivibile grazie alla plastificazione esterna Meccanismo a leva Esselte N°1 certificato LGA Archiviazione Professionale Consultativa ad alta frequenza
registratori-archivio-Oxford Oxford Cartone 2 mm rivestito con elegante carta goffrata Rivestimento interno in pendant con l’esterno; prodotto al 97% riciclato e 100% riciclabile Meccanismo a leva Esselte N°1 certificato LGA Archiviazione Massiva Classica
registratori-archivio-Leitz-180 Leitz 180° Cartone 2,4 mm rivestito in PPL finitura similpelle e carta plastificata all’interno Custodia in cartone 1,7 mm rivestita in carta goffrata con grafica in 2 colori Meccanismo Leitz 180° brevettato e garantito GS Archiviazione Professionale Consultativa ed Espositiva
registratori-archivio-dox Dox Cartone rivestito con carta goffrata antimpronta e rifinito con paralati metallici Custodia rivestita in carta nera goffrata trattata antimpronta Utilizzabile con APP mydox per conoscere il contenuto senza aprire l’archiviatore Archiviazione Professionale Consultativa ad alta frequenza

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