Quando si parla di organizzazione di eventi aziendali, i contenuti e i relatori sono fondamentali, ma il successo di un evento passa anche – e soprattutto – dai dettagli pratici. Che si tratti di organizzare un convegno, un corso di formazione o un meeting interno, avere sotto controllo tutti i materiali di cancelleria e di supporto evita imprevisti e trasmette professionalità ai partecipanti.
In questo articolo trovi una checklist pratica pensata per chi si occupa di eventi e allestimento di sale riunioni, con un focus sui materiali davvero indispensabili.
Accoglienza e identificazione: la prima impressione conta
La fase di accoglienza è il primo punto di contatto tra l’evento e i partecipanti. Un’organizzazione fluida e ordinata comunica subito affidabilità.
- Badge e porta-badge: i badge permettono di identificare rapidamente partecipanti, relatori e staff e sono inoltre fondamentali per il networking e la sicurezza. Per renderli pratici e professionali è fondamentale abbinarli a porta-badge resistenti e ben visibili.
- Lanyard personalizzati: i lanyard personalizzati non sono solo funzionali, ma rappresentano anche un efficace strumento di branding. Possono riportare il logo aziendale o il nome dell’evento, diventando veri e propri gadget per eventi aziendali.
- Registro presenze: un registro presenze (cartaceo o digitale) è essenziale sia per motivi organizzativi sia per la rendicontazione, soprattutto nei corsi di formazione. Assicurati di avere fogli presenze ben strutturati e facilmente compilabili.
- Cavalieri da tavolo per i relatori: i cavalieri con nome e ruolo dei relatori facilitano l’interazione e rendono la sala più ordinata e professionale, soprattutto nei convegni con più speaker.
Materiale per i partecipanti: cosa non deve mancare nella cartellina congressuale
Ogni partecipante si aspetta di ricevere un kit informativo utile e ben curato. La cartellina congressuale è il cuore di questo materiale.
- Cartelline portadocumenti: le cartelline portadocumenti aiutano a raccogliere e conservare tutto il materiale dell’evento: appunti, dispense e documenti. Le cartelline con lembi sono particolarmente pratiche per evitare che i fogli si disperdano.
- Blocco appunti: indispensabile per prendere note durante gli interventi. Può essere neutro o personalizzato per rafforzare l’identità dell’evento.
- Penna brandizzata: le penne personalizzate con logo sono un classico intramontabile, economiche, utili e perfette come gadget aziendali. Spesso continuano ad essere utilizzate anche dopo l’evento, prolungando la visibilità del brand.
- Programma stampato: anche se molti eventi utilizzano app o QR code, un programma cartaceo resta un supporto immediato e apprezzato, soprattutto durante le pause.
Supporti per la presentazione: prevenire gli imprevisti tecnici
Uno speech efficace ha bisogno dei giusti strumenti. Qui entra in gioco l’aspetto più tecnico dell’allestimento delle sale riunioni.
- Lavagne a fogli mobili: perfette per brainstorming, schemi e momenti interattivi. Le lavagne a fogli mobili sono versatili e non dipendono dalla tecnologia.
- Pennarelli e marcatori: sembra banale, ma pennarelli scarichi o poco visibili possono compromettere una presentazione. Porta sempre con te una scorta di marcatori di qualità.
- Puntatore laser: uno strumento piccolo ma fondamentale per guidare l’attenzione del pubblico durante le slide, soprattutto in sale grandi.
- Videoproiettore di backup: se possibile, avere un proiettore di riserva può salvare l’evento da spiacevoli interruzioni dovute a guasti tecnici.
In sintesi: la checklist essenziale
Per organizzare un convegno senza stress, assicurati di avere:
- Badge, lanyard personalizzati e registro presenze
- Cartelline portadocumenti, blocchi appunti e penne personalizzate con logo
- Programmi stampati e gadget eventi aziendali
- Lavagne a fogli mobili, pennarelli, puntatori laser e supporti tecnici di backup
Una buona pianificazione dei materiali non solo semplifica la gestione dell’evento, ma migliora l’esperienza dei partecipanti e rafforza l’immagine della tua azienda. Con la giusta checklist, ogni evento può trasformarsi in un successo organizzativo e comunicativo.