Mondoffice ottiene 2 nuove certificazioni ISO

by Emanuela Calatti

A gennaio 2021 Mondoffice ha superato con successo l’ultimo audit per l’ottenimento di 2 importanti certificazioni, la UNI EN ISO 14001:2015 e la UNI ISO 45001:2018. Insieme alla certificazione UNI EN ISO 9001:2015 che già avevamo ottenuto in passato, queste due certificazioni attestano l’implementazione efficace di un Sistema di Gestione Integrato di Qualità, Ambiente e Salute e Sicurezza sul Lavoro.

Il percorso di certificazione, durato circa un anno e intrapreso con l’Ente terzo TÜV Italia, si è composto di 2 fasi: dopo aver affrontato un primo step – volto a verificare la parte documentale e di conformità legislativa del Sistema di Gestione – nel luglio scorso, c’è stata una seconda parte – di verifica “sul campo”, con gli Auditors che hanno visitato l’azienda e intervistato direttamente colleghe e colleghi – a gennaio.

Ottenere queste certificazioni ha implicato un enorme lavoro che ha coinvolto un team dedicato che ha lavorato alacremente insieme ai consulenti. Ci siamo fatti raccontare dalle loro voci quest’esperienza per meglio comprendere l’importanza di questo traguardo e quanto lavoro ci può essere dietro una semplice sigla.

Presentatevi: nome, età, segni particolari.

Alice Compliance Manager Mondoffice - parte del team che ha seguito le certificazioni
Lorenzo Compliance Specialist Monndoffice
Cristian ASPP Mondoffice
Alessandro RSPP Mondoffice

Ciao! Sono Alice, ho 40 anni, mi ritengo un’eterna ottimista e adoro la musica, il canto e la buona cucina!

Ciao! Sono Lorenzo, ho 33 anni e, nonostante Netflix ce la metta tutta per farmi desistere, amo leggere (o meglio, amo addormentarmi la sera tra le pagine di un romanzo…)

Ciao! Sono Cristian, ho 45 anni, mi piace stare in mezzo alla natura, leggere libri e viaggiare. Penso di essere caparbio e puntiglioso…

Ciao, sono Alessandro, ho 37 anni, suono il pianoforte e adoro la musica rock.

Hai partecipato al team che ha lavorato all’obiettivo di ottenere le nuove Certificazioni ISO 14001 e ISO 45001. Nello specifico qual è il tuo ruolo in Mondoffice e da quanto tempo lo ricopri?

Alice: Lavoro in Mondoffice dal 2004 e il mio ruolo si è evoluto tantissimo nel corso degli anni. Oggi sono Compliance Manager e mi occupo di certificazioni ISO, ma anche di privacy e normative varie… Un campo che in pochi mi invidiano ma che a me invece piace tantissimo.

Lorenzo: Sono Compliance Specialist da poco più di un anno; sono entrato nella famiglia Mondoffice a gennaio 2020, giusto in tempo per vivere buona parte del primo anno di lavoro nella nuova azienda da casa mia, in smart working… Però dai, anche per aggregarmi fin dall’inizio al gruppo di lavoro appositamente costituito per questa impresa.

Cristian: Lavoro presso l’Ufficio Tecnico di Mondoffice dal 2008, dal 2019 il mio ruolo si è evoluto sempre di più da manutentore a ruoli che ruotano attorno all’ufficio tra i quali quello di A.S.P.P. (Addetto al Servizio di Prevenzione e Protezione).

Alessandro: Lavoro in azienda da 15 anni e sono responsabile dell’Ufficio Tecnico da 10 anni circa, da due anni e mezzo ricopro anche l’incarico di R.S.P.P. (Responsabile del Servizio di Prevenzione e Protezione).

Raccontaci qualcosa di questa esperienza: quali sono stati i passaggi fondamentali, cosa ti è piaciuto di più e quali sono state le sfide maggiori dal tuo punto di vista?

Alice: Il percorso di preparazione a queste due importanti certificazioni è durato oltre un anno e ha visto l’impegno e la partecipazione non solo nostra come team ma di tutti i dipartimenti aziendali. E’ stato un lavoro di squadra, molto ambizioso soprattutto per il momento storico che stavamo vivendo tutti…
La parte più interessante per me è stato lavorare sulla consapevolezza e sul coinvolgimento di tutti i collaboratori, facendo sì che i temi Ambiente e Sicurezza diventassero alla portata di tutti e non solo del Sistema di Gestione.

Lorenzo: Sicuramente un aspetto molto positivo è stato il lavoro di squadra, poter collaborare con colleghi e consulenti i quali, sebbene più esperti e molto preparati, mi hanno fatto sentire fin da subito parte del gruppo, dandomi la possibilità di esprimermi e apprezzando il mio piccolo contributo.
Un altro aspetto degno di nota è la volontà e l’impegno della Direzione di perseguire questo ambizioso progetto, ideato prima della pandemia da Coronavirus, nonostante le difficoltà sopravvenute proprio a causa della situazione emergenziale. Credo che questa sia stata la sfida più grande: portare avanti il lavoro e cercare di rispettare le tempistiche, facendo ricorso a nuove modalità di lavoro e ad una collaborazione ancora più forte tra il team di lavoro e tutto il personale coinvolto.

Cristian: Tutto è iniziato con un tour della Mondoffice e una presa visione da parte della nostra consulente per la sicurezza Raffaella su tutto quello che sono la sicurezza e l’ufficio tecnico in Mondoffice, dopo di che è iniziato un lavoro fantastico, esaltante, intenso e, talvolta, massacrante che ci ha portato alla certificazione.
È stato un fantastico lavoro di squadra con cui abbiamo affrontato e superato ogni difficoltà, ci siamo confrontati, abbiamo discusso e ci siamo allineati nonostante avessimo idee non sempre allineate.
Le attività più importanti sono state recuperare e riorganizzare la documentazione tecnica e verificare e implementare le procedure di sicurezza relative ai macchinari, il tutto gestendo in prima linea i protocolli interni legati all’emergenza COVID, necessari ad assicurare l’operatività in azienda.

Alessandro: La possibilità di ottenere la certificazione integrata ha sicuramente costituito una delle sfide fondamentali dell’ultimo anno. È stato un periodo avvincente, vissuto con passione a fianco di colleghi con i quali abbiamo creato un team unito, coeso e determinato.
Siamo partiti da una buona base, derivante dal lavoro svolto nel corso degli anni, ed i passaggi fondamentali sono stati il miglioramento ed il perfezionamento di quanto esisteva già nonché la creazione di nuovi procedure. È stato interessante consolidarle tali, trasponendole in procedure operative scritte, ovvero in una sorta di “manuale” operativo che identifichi e guidi ogni collaboratore verso la corretta gestione dei processi.

Perché è importante per te aver ottenuto questo risultato e quali sono, invece, i vantaggi principali per i Clienti di Mondoffice?

Alice: Un tempo la “guerra” sul mercato la faceva unicamente il prezzo, ora più che mai è chiaro che sono anche altri i valori che guidano gli acquisti: la qualità del servizio, l’affidabilità, l’etica, la sostenibilità… Sono temi in cui Mondoffice ha sempre creduto molto! Certificandoci ISO 14001 e ISO 45001 vogliamo dimostrare ai nostri clienti che si possono affidare a noi con fiducia, perché oltre alla professionalità di sempre nell’offrire soluzioni personalizzate, ora abbiamo un focus ancora più marcato sul benessere interno dei nostri collaboratori, sulle attività rivolte alla comunità esterna e sul vivere in modo sostenibile per preservare le risorse del pianeta ed insieme il nostro futuro!

Lorenzo:Penso che a Mondoffice, già certificata da anni ISO 9001, mancasse davvero poco per ottenere una certificazione integrata Qualità, Ambiente e Sicurezza e sono molto contento che la Direzione abbia investito in questo senso e sia nata per me l’opportunità di partecipare al progetto.
I nostri Clienti hanno ora, nel certificato emesso da un Ente rinomato qual è TÜV Italia, una prova tangibile dell’impegno e dell’attenzione quotidianamente profusi da tutto il personale Mondoffice nel prendersi cura della qualità del servizio offerto, ma anche dell’ambiente circostante; infatti il processo di certificazione è stato anche un’occasione per aumentare il grado di consapevolezza sugli impatti ambientali dell’azienda e per una migliore gestione degli stessi.

Cristian: Per me è importante perché attesta tutto il lavoro fatto in questi anni da parte di Mondoffice per mantenere uno standard molto alto sulla sicurezza e per confermare la volontà
di diventare sempre più green.
Per i clienti perché si possono appoggiare ad un’azienda sempre più attenta alla salute sia dei suoi dipendenti che dell’ambiente.

Alessandro: Aver ottenuto la certificazione integrata rappresenta un punto di forza di peso specifico importante nell’identità di Mondoffice quale azienda proiettata verso il futuro. È un risultato rilevante perché è stato raggiunto partendo da una strada già tracciata nel tempo, sintomo che Mondoffice ha sempre sostenuto una politica importante sia per quanto riguarda la sicurezza che per l’ambiente.
A livello personale e di team credo ci abbia aperto nuovi orizzonti, consentendoci di mirare ad una sempre crescente attenzione verso il mondo sicurezza e ambiente, formandoci e permettendoci di essere ancora più professionali.
I vantaggi per i nostri clienti sono legati alla certezza di affidarsi ad un fornitore serio ed attento a 360°, sia nel garantire la qualità del processo di preparazione ordini sia nell’assicurare una corretta gestione dei suoi processi e delle sue procedure interne.

Certificazione unica

In concreto, quali azioni sono state intraprese per l’ottenimento di queste certificazioni?

Per quanto riguarda l’aspetto ambientale, sono state potenziate tutte quelle attività già esistenti che erano rivolte all’eco-sostenibilità e al contempo sono stati implementati nuovi processi per ridurre sempre più il nostro impatto ambientale:

  • miglioramento della raccolta differenziata
  • riduzione dei consumi energetici e quindi della produzione di CO2
  • luci a led in tutte le aree interne dell’azienda
  • distributori di acqua e borracce per tutti i dipendenti in alternativa alle bottigliette monouso
  • servizio di consultazione online della busta paga con conseguente riduzione delle stampe cartacee
  • continua implementazione della gamma di vendita di prodotti eco-compatibili
  • laddove possibile, è stato implementato l’utilizzo di corrieri non espressi che, servendo aree dedicate, permettono di percorre meno km riducendo le emissioni di CO2, con anche meno danneggiamenti della merce e quindi meno resi

Anche per quanto riguarda gli obbiettivi di salute e sicurezza, si è lavorato su quanto già esistente oltre all’implementazione di nuove migliorie:

  • sono state ottimizzate le procedure di sicurezza interna, con periodica sorveglianza dei luoghi di lavoro e conseguente registrazione da parte dei preposti e del S.P.P.)
  • nuove barriere di protezione dei percorsi pedonali e ripari per le scaffalature nell’area magazzino
  • bacheche e cartellonistica per le comunicazioni di maggior rilievo
  • nuove azioni di welfare per i dipendenti
  • creazione di comitati aziendali per la gestione del protocollo Covid e per la gestione dei prodotti chimici
  • analisi e aggiornamento del Documento di Valutazione dei Rischi (D.V.R.)

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