Le email sono ormai uno degli strumenti principali di scambio di informazioni nel mondo del lavoro. Comunicare in modo corretto ed efficace diventa perciò essenziale per passare i messaggi in modo corretto e comprensibile. Di seguito alcuni consigli per scrivere una email professionale e ben costruita.
1. L’oggetto deve essere chiaro e diretto
L’oggetto è ciò che determinerà quanto velocemente la tua email sarà letta: sii chiaro, metti una breve descrizione dell’argomento della email e cerca di catturare l’attenzione di chi legge.
2. Sii conciso e “on topic”
Non usare troppi giri di parole ed evita di fare troppi giri di parole: sii chiaro, vai dritto al punto e spiega bene quali azioni ti aspetti da chi sta leggendo la email.
3. Attenzione alla grammatica
Va bene essere concisi ma non dimenticare la grammatica: una email scritta bene, senza errori grammaticali e con la giusta punteggiatura, risulterà sicuramente più facilmente comprensibile. Inoltre, evita gli acronimi, a meno che tu non sia sicuro che chi legge è a conoscenza del loro significato.
4. Evita i punti esclamativi e le scritte tutte in maiuscolo
Punti esclamativi e testo tutto maiuscolo nel testo scritto sono interpretati come se stessi urlando.
5. Un solo argomento per email
Attieniti all’oggetto della email e tratta un solo argomento per email, in modo che la discussione risulti chiara e gli sviluppi facilmente trattabili.
6. Rileggi sempre i messaggi
Prima di inviare un’email, rileggila sempre per evitare errori di battitura controllare che il discorso proceda con logica e non ci siano frasi sconnesse.
7. Controlla gli allegati
Se in allegato al messaggio ci devono essere dei documenti, dopo aver riletto l’email controlla sempre di aver inserito anche in allegato tutti i documenti necessari.
8. Inserisci alla fine i destinatari
Per evitare di inviare la email prima che di aver finito di scrivere, aggiungi sempre i destinatari solo alla fine, quando l’email è completa e l’hai riletta e controllata.
9. Rispondi in tempi brevi
In generale è buona regola rispondere sempre a tutte le email e nel più breve tempo possibile. Non esiste un tempo standard entro cui rispondere ma sarebbe comunque meglio non aspettare oltre i 2 giorni lavorativi. Se la risposta è complessa e richiede più tempo allora inviamo un prima risposta in cui spieghiamo che ce ne faremo carico.