Etichette per organizzare l’ufficio e personalizzare l’immagine aziendale

Che sia per organizzare al meglio il vostro ufficio o per distinguere le comunicazioni della vostra azienda tra le tante buste che vengono ricevute ogni giorno, le etichette sono di fondamentale importanza, molto più di quanto si possa pensare. Ecco quindi una breve e semplice guida all’etichettatura, con alcuni trucchi e consigli per ottenere il massimo e risparmiare tempo e denaro. In ufficio, ma non solo.

Organizzare l’ufficio con le etichette

Chiunque lavori in ufficio sa cosa vuol dire trovarsi di fronte ad una montagna di scartoffie disseminate sulla vostra scrivania. In questi momenti – soprattutto quando una scadenza importante si sta avvicinando – lo stress aumenta e i tempi disponibili per lavorare si riducono. Per questo è importante sapere sempre il posizionamento di ogni cosa. Un metodo utile e pratico per raggiungere questo obiettivo è attraverso l’utilizzo di etichette.

• Usare etichette di colori differenti

Un ottimo modo per organizzare i documenti è quello di archiviare con lo stesso colore le pratiche detta stessa tipologia. Ad esempio, tutte le fatture da pagare con il rosso, quelle pagate con il verde oppure i documenti di trasporto con il giallo. In questo modo, al primo sguardo saprete di cosa si tratta e, soprattutto, qual è il suo posto. Potete scatenare la vostra creatività scegliendo stili e colori originali, in questo modo renderete la (noiosa) archiviazione un’operazione più divertente.

• Utilizzare i post-it per i documenti

Se le etichette sono ideali per l’archiviazione di documenti che dovranno essere archiviati per molto tempo, i post-it possono rappresentare la soluzione migliore per quelli urgenti o temporanei. Il vantaggio di questo tipo di etichettatura sta tutto nella facilità di utilizzo e nella possibilità di essere staccati senza rovinare il foglio sottostante. Ne esistono di varie forme, dimensioni e colori, ma tutti si rivelano efficaci.

• Etichettare i raccoglitori

I raccoglitori sono uno strumento indispensabile in ogni ufficio, soprattutto in amministrazione. Spesso dopo pochi anni di attività si accumulano interi scaffali pieni di raccoglitori e a questo punto diventa veramente difficile trovare quello che si cerca, se non c’è un efficace sistema di etichettatura. Mettete un’etichetta adesiva o un’etichetta multiuso con le informazioni e le parole chiave riguardo al contenuto, sia sulla copertina del raccoglitore, sia sul dorso, in modo che possa essere vista anche quando si trova sugli scaffali.

• Etichettare le schede divisorie

Lo stesso principio applicato ai raccoglitori interi, può essere utilizzato per organizzare i documenti all’interno del raccoglitore. Utilizzate delle schede divisorie, meglio se colorate e provviste di linguette laterali, per separare le varie sezioni. In questo modo quando cercate una singola pratica non perderete tempo a sfogliare tutto il contenuto, ma potrete andare direttamente nello scomparto giusto.

Personalizzare l’immagine dell’azienda sulle buste o sui pacchi

Le etichette rivestono un ruolo fondamentale non solo quando bisogna organizzare l’ufficio, ma anche per migliorare l’immagine della propria azienda nelle comunicazioni e nelle spedizioni. Molte imprese, infatti, inviano oggetti per posta ai loro clienti o fornitori e – sia che si tratti di una brochure, di un’offerta commerciale o di una fattura non pagata – vogliono essere sicure che arrivi nel luogo giusto ed ottenga un’attenzione immediata. In questo caso, l’utilizzo delle etichette da stampa personalizzabili è la soluzione ideale. Creando le etichette della vostra azienda, potrete suscitare un’impressione positiva e fare in modo che la vostra busta o il vostro pacco si trovino sempre in prima fila tra la posta da spedire.

Disegno e stampa

Il modo più semplice ed immediato per realizzare delle etichette è utilizzare delle etichettatrici professionali. In alternativa si possono creare delle etichette stampate personalizzate utilizzando un programma di disegno specializzato. Avery, compagnia produttrice di etichette di punta, permette di scaricare dal suo sito internet modelli adeguati alla propria carta da stampa, così da poter stampare tutte le etichette che si desidera quando necessario. Grazie alla standardizzazione delle misure e alla disponibilità di modelli, il tempo usato per creare e disegnare etichette e correggere gli errori di stampa può essere ulteriormente ridotto.

Oggi la logistica è diventata molto avanzata e quindi nella maggior parte dei casi, per velocizzare la spedizione, le etichette non vengono lette dal personale, ma dai computer. Per evitare che il disegno della vostra etichetta causi ritardi al servizio o infastidisca i vostri clienti, tenete a mente le considerazioni seguenti:

• Se volete includere il vostro logo o qualche immagine sulla vostra etichetta, ricordate di lasciare abbastanza spazio libero intorno all’indirizzo di spedizione.
• Assicuratevi che l’indirizzo di spedizione sia stampato in un colore scuro su uno sfondo chiaro o bianco, altrimenti la mancanza di contrasto potrebbe rendere difficile la lettura dell’indirizzo.
• Per l’indirizzo di spedizione usate un carattere chiaro e facilmente leggibile, allineato a sinistra, senza virgole o punti.
• Se la vostra azienda invia grandi quantità di posta, potete scegliere l’offerta più adeguata sul sito di Poste Italiane.

Il costo delle etichette personalizzate

Le etichette che creerete offrono un rapido e conveniente modo di personalizzare le vostre spedizioni senza dover fare grossi investimenti per fare scorte di materiale stampato: stampatele semplicemente su richiesta.

Ci sono diversi tipi di etichette tra cui scegliere, a seconda che abbiate una stampante laser o inkjet. Assicuratevi di scegliere le etichette giuste per la vostra stampante per ottenere i risultati migliori.

Il prezzo del software usato per ideare le vostre etichette dipenderà dalle vostre esigenze. Potete creare semplici disegni utilizzando Microsoft Word o Pages, oppure investire in un programma di progettazione professionale come Adobe Creative Suite. Dovrete anche considerare il costo dell’inchiostro o del toner usato, che dipenderà dalla misura e dai colori del vostro disegno.

Infine, mentre i modelli di etichette sono disponibili gratuitamente dal fornitore, i disegni pronti potrebbero far lievitare la spesa ulteriormente. Detto questo, se non siete convinti di poter creare voi stessi il vostro disegno, ci sono tantissimi motivi disponibili su internet da scaricare gratuitamente.

L’importanza della personalizzazione

Sia che decidiate di creare etichette personalizzate su cui scrivere l’indirizzo del destinatario, o che le utilizziate sul retro delle lettere per indicare il sigillo della vostra ditta, potete essere certi che daranno un tocco speciale alle vostre comunicazioni di lavoro.