Come tenere le pratiche in ordine in ufficio
Know-how e consigli

Come tenere le pratiche in ordine in ufficio

Sembra passato molto da quando gli esperti dichiararono che la carta sarebbe presto divenuta una cosa del passato e che il futuro sarebbe stato diverso. Invece, siamo qui circondati da scartoffie, nonostante tutti i miglioramenti della tecnologia digitale.

Mentre non ci sono problemi per passare alla versione digitale di molti documenti, alcuni, come atti notarili e file timbrati e firmati, devono essere stampati per essere dichiarati autentici. Tuttavia, molti professionisti come contabili, avvocati e assicuratori vogliono che teniamo anche copie cartacee di altri documenti:

  • A parte alcune eccezioni, dichiarazioni dei redditi, buste paga e relativi documenti devono essere conservati per almeno cinque anni secondo l’Agenzia delle Entrate, quindi controllate con il vostro consulente.
  • Anche la documentazione relativa a tasse e finanze, impiego, stato medico o assicurazione sanitaria dovrebbero essere tenute per lo stesso tempo. Questo vale per contratti, accordi, altri documenti legali, estratti conto bancari e di carte di credito. Dovreste anche tenere gli scontrini di acquisti di importo elevato, nel caso vi venga successivamente richiesto di provare che siano legati alla vostra ditta.
  • Per la vostra sicurezza, dovreste avere almeno una copia scannerizzata di ogni altro documento finanziario in vostro possesso. L’esattore delle tasse può decidere di esaminare i vostri registri in ogni momento, quindi avere accesso a ogni documentazione richiesta è una buona idea. In breve, quindi, tenete tutto!

Sette modi per organizzare le pratiche in ufficio in modo più efficiente

Stampante

Nonostante vogliamo salvare alberi e ridurre gli sprechi, ogni ufficio ha bisogno di una stampante, anche solo per i casi in cui solo i documenti originali siano validi. Assicuratevi solo di sceglierne una che risparmi energia e toner, e stampate solo ciò che è necessario.

Scanner

Uno scanner è essenziale per digitalizzare i documenti destinati all’archivio e alla consultazione. Assicuratevi di scannerizzare il documento nella sua interezza, in modo tale da non perdere alcuna informazione, e su entrambi i lati se necessario. Potreste anche proteggere i vostri documenti elettronici contenenti informazioni preziose attraverso una password.

Sistemi di archiviazione

Un sistema di archiviazione efficiente vi farà risparmiare tempo, soldi e sforzi. Schedari orizzontali o verticali con cartelle divise in ordine alfabetico o per colore manterranno le cose in ordine e facilmente trovabili. Potete anche usare penne USB per condividere documenti e file senza doverli stampare.

Fotocamera digitale

Con una fotocamera digitale o la macchina fotografica del vostro cellulare potrete archiviare in modo semplice i vostri documenti e ricevute. In questo modo non dovrete portare con voi un portafogli o una borsa piena di ricevute tra cui cercare per reclamare le vostre spese.

Memoria dati

Dovreste fare un back-up di tutti i dati immagazzinati sul vostro hard disk centralizzato o collegati alla memoria di rete su un hard disk esterno o sul cloud online, per poterli recuperare in caso il sistema si blocchi.

Distruggi documenti

Scannerizzate sempre i documenti contenenti informazioni finanziarie, numeri di conto corrente e relazioni mediche e poi distruggeteli. Anche se vi viene richiesto di tenere certe copie fisiche per un certo periodo prima di liberarvene, averne una versione digitale potrebbe rivelarsi utile in futuro.

Forziere o cassaforte

Investite in una cassaforte o un forziere antincendio per proteggere i documenti solamente validi su carta, in caso di incidente o disastro. Questi sono inoltre adatti per proteggere i vostri hard disk esterni.

Potreste pensare che utilizzare così tanto tempo e denaro per tenere i documenti in ordine sia un eccesso, ma una volta terminate queste attività, svolgerete i vostri compiti quotidiani, amministrativi e la dichiarazione dei redditi di fine anno in modo più veloce. Organizzare, scannerizzare e rendere facilmente accessibili i documenti importanti vi dovrebbe aiutare a ridurre i costi e a semplificare il lavoro del vostro contabile.