Pillole time management mondoffice
Know-how e consigli

Pillole per la gestione del tempo: analizzare i ladroni del tempo

Se non puoi misurarlo non puoi gestirlo, se non puoi gestirlo non puoi migliorarlo.

In questa pillola offriremo alcuni strumenti pratici per analizzare come impieghiamo il nostro tempo, quali sono le principali falle e dove possiamo migliorare.

Schema per il monitoraggio del tempo

Questo è lo schema più semplice per l’autoanalisi: prevede di fare l’elenco di tutte le attività svolte o programmate per la giornata lavorativa e, per ognuna di esse, segnare quanto tempo abbiamo impiegato per svolgerla e la corrispondente percentuale sul totale del tempo in cui abbiamo lavorato. Con un paio di settimane di monitoraggio dovremmo iniziare a riconoscere quali sono le attività che svolgiamo più frequentemente per capire da dove partire per migliorare la gestione del nostro tempo. Considerando che la maggior parte delle nostre attività lavorative sono altamente ripetitive e fondate su schemi stabili, dopo qualche settimana di monitoraggo avremo un quadro realistico di quali sono le principali attività che contraddistinguono la nostra giornata lavorativa.

Schema per il monitoraggio delle attività

In questa variante dello schema iniziamo ad affrontare il tema dello scarto tra il tempo che avevamo pianificato di dedicare ad una attività e quello che realmente le abbiamo dedicato. Questo ci consentirà di comprendere quanto siano corrette ed affidabili le stime delle nostre pianificazioni, se siamo troppo ottimisti oppure se, al contrario, siamo troppo prudenti. Anche in questo caso, saranno sufficienti poche settimane di monitoraggio per identificare gli schemi ripetitivi che costituiscono una costante del nostro lavoro.

Schema per il monitoraggio delle attività

Con questo schema facciamo un ulteriore passo avanti: andiamo ad analizzare quali sono i responsabili delle discrepanze osservate nella tabella precedente, ovvero passiamo a chiederci cosa ha fatto sì che, per una determinata attività, ci sia stata una significativa differenza tra il tempo stimato e quello realmente impiegato per svolgerla. Dopo aver indagato sulle cause di queste discrepanze, dovremo porci la domanda su quali soluzioni adottare per contenere, minimizzare o annullare i ladri di tempo che abbiamo individuato.

E per finire, lo schema che li riassume tutti:

Schema per il monitoraggio delle attività Anche in questo caso saranno sufficienti poche settimane di compilazione della tabella perché risultino chiare tutte le costanti del nostro comportamento e della nostra routine.
Può essere utile ripetere queste analisi 2 o 3 volte all’anno, per verificare i nostri progressi nella gestione del tempo