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La presente informativa viene resa alle persone fisiche che operano in nome e per conto dei fornitori ai sensi dell’art. 13 GDPR 679/16 – “Regolamento europeo sulla protezione dei dati personali”.

Identità del Titolare

Il Titolare del trattamento è la società Mondoffice S.r.l. (nel seguito indicata anche come Mondoffice) con sede in Via per Gattinara, 17 – 13851 Castelletto Cervo (BI), nella persona del suo Amministratore Delegato pro tempore.

Identità del Responsabile della Protezione dei Dati

Il Responsabile della Protezione dei Dati è Alice Siciliano, Group Data Protection Officer, per la carica domiciliato in Via per Gattinara, 17 – 13851 Castelletto Cervo (BI) Per informazioni o chiarimenti scrivere a info@mondoffice.com

Fonte dei dati

I dati personali trattati sono quelli forniti dall’interessato in occasione di:

  1. visite o interventi presso la sede;
  2. colloqui o sessioni di lavoro presso la sede;
  3. consegna o ritiro di merci, plichi, corrispondenza.

Finalità del trattamento

I dati personali di cui sopra sono trattati per le seguenti finalità:

  1. controllo degli accessi in sede;
  2. rilevazione della permanenza all’interno della sede;
  3. individuazione dei presenti per la gestione delle situazioni di emergenza.

Base giuridica del trattamento

I dati personali degli ospiti sono lecitamente trattati per:

  1. esecuzione di un obbligo di legge (Gestione delle emergenze);
  2. legittimo interesse del Titolare (controllo accessi e rilevazione della permanenza all’interno della sede).

Destinatari dei dati

I dati personali trattati dal Titolare non sono diffusi, ovvero non ne viene data conoscenza a soggetti indeterminati, in nessuna possibile forma, inclusa quella della loro messa a disposizione o semplice consultazione. Possono, invece, essere comunicati ai lavoratori che operano alle dipendenze del Titolare, ai soggetti esterni che con esso collaborano designati in qualità di Responsabili del trattamento o autorizzati al trattamento in quanto operanti sotto l’autorità del titolare del trattamento. In particolare, possono essere comunicati alla società Capo Gruppo Staples International B.V che esercita le funzioni di coordinamento e controllo.

Possono inoltre essere comunicati, nei limiti strettamente necessari, ai soggetti che per finalità di evasione degli ordini o di altre richieste o di prestazioni di servizio relativi alla transazione o al rapporto contrattuale con il Titolare, debbano fornire beni e/o eseguire su incarico del Titolare prestazioni o servizi. Infine, possono essere comunicati ai soggetti legittimati ad accedervi in forza di disposizioni di legge, regolamenti, normative comunitarie.

In particolare, sulla base dei ruoli e delle mansioni lavorative espletate, alcuni lavoratori sono stati legittimati a trattare i dati personali, nei limiti delle loro competenze ed in conformità alle istruzioni ad essi impartite dal Titolare.

Trasferimento dei dati

In nessun caso il Titolare del trattamento trasferisce i dati personali in paesi terzi o a organizzazioni internazionali.

Tuttavia, si riserva la possibilità di utilizzare servizi in cloud; nel qual caso, i fornitori dei servizi saranno selezionati tra coloro che forniscono garanzie adeguate, così come previsto dall’art. 46 GDPR 679/16.

Conservazione dei dati

I dati registrati saranno cancellati dopo un anno dall’accesso.

Diritti dell’interessato

Con riferimento agli artt. 15 – diritto di accesso, 16 - diritto di rettifica, 17 – diritto alla cancellazione, 18 – diritto alla limitazione del trattamento, 20 – diritto alla portabilità,21 – diritto di opposizione, 22 diritto di opposizione al processo decisionale automatizzato del GDPR 679/16, l’interessato esercita i suoi diritti scrivendo al Titolare del trattamento all’indirizzo sopra riportato, oppure a mezzo email, specificando l’oggetto della sua richiesta, il diritto che intende esercitare e allegando fotocopia di un documento di identità che attesti la legittimità della richiesta.

Il Titolare ricorda in particolare che ogni soggetto interessato può esercitare il diritto di opposizione nelle forme e nei modi previsti dall’art. 21 GDPR. Ulteriori informazioni sui diritti dell’interessato sono consultabili al fondo della presente sezione o possono essere richieste all’indirizzo info@mondoffice.com

Revoca del consenso

Con riferimento all’art. 7 del GDPR 679/16, l’interessato può revocare in qualsiasi momento il consenso eventualmente prestato. Si evidenzia tuttavia che i trattamenti oggetto della presente informativa sono leciti e consentiti anche in assenza di consenso.

Proposizione di reclamo

L’interessato ha il diritto di proporre reclamo all’autorità di controllo dello stato di residenza.

Rifiuto al conferimento dei dati

L'interessato può rifiutarsi di conferire al Titolare i suoi dati personali poiché il conferimento è facoltativo. Tuttavia, il suo rifiuto al conferimento comporta l’impossibilità di accedere alla sede.

Processi decisionali automatizzati

In nessun caso, relativamente ai trattamenti di seguito indicati, il Titolare effettua trattamenti che consistono in processi decisionali automatizzati sui dati delle persone fisiche.