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Testo aggiornato al 22/06/2022

La gestione del rapporto contrattuale con i fornitori o clienti comporta necessariamente il trattamento dei dati personali (identificativi, recapiti telefonici, e-mail) relativi alle persone fisiche con le quali si entra in contatto. La presente informativa viene pertanto resa, ai sensi dell’art. 13 e 14 GDPR – “Regolamento europeo sulla protezione dei dati personali”, alle persone fisiche che operano presso i fornitori o clienti persone giuridiche del Titolare. Stante la difficoltà a farla pervenire direttamente ai soggetti interessati, l’informativa è messa a disposizione dei fornitori, con richiesta di notificarla agli interessati.

Identità del Titolare

Il Titolare del trattamento è la società Mondoffice S.r.l. con sede in Via per Gattinara, 17 – 13851 Castelletto Cervo (BI), nella persona del suo Amministratore Delegato pro tempore.

Identità del Responsabile della Protezione dei Dati (DPO)

Il Responsabile della Protezione dei Dati è Alice Siciliano, Group Data Protection Officer, per la carica domiciliato in Via per Gattinara, 17 – 13851 Castelletto Cervo (BI) Per informazioni o chiarimenti scrivere a info@mondoffice.com

Fonte dei dati

I dati personali trattati sono quelli forniti dall’interessato o da soggetti terzi (titolari impresa, legale rappresentante, ecc.) in occasione di:

  1. visite o telefonate;
  2. contatti diretti;
  3. invio o ricezione di offerte e preventivi;
  4. trasmissioni e transazioni successive all’ordine.

Finalità del trattamento

I dati personali delle persone fisiche di contatto sono trattati per:

  1. inoltrare comunicazioni di vario genere e con diversi mezzi di comunicazione (telefono, telefono cellulare, sms, e-mail, fax, posta cartacea);
  2. formulare richieste o evadere richieste e proposte pervenute;
  3. scambiare informazioni finalizzate all’esecuzione del rapporto contrattuale, ivi comprese le attività pre e post contrattuali.

Base giuridica del trattamento

I dati acquisiti per il conseguimento delle finalità indicate sono trattati lecitamente poiché necessari all'esecuzione di un contratto di cui l'interessato è parte (in virtù del suo rapporto di lavoro con il cliente e fornitore del Titolare) o all'esecuzione di aspetti precontrattuali dietro richiesta del fornitore. La base giuridica è costituita dalla necessità di dare seguito alle obbligazioni precontrattuali, contrattuali e post contrattuali.

Destinatari dei dati

I dati personali trattati dal Titolare non sono diffusi, ovvero non ne viene data conoscenza a soggetti indeterminati, in nessuna possibile forma, inclusa quella della loro messa a disposizione o semplice consultazione. Possono, invece, essere comunicati ai lavoratori che operano alle dipendenze del Titolare, ai soggetti esterni che con esso collaborano designati in qualità di Responsabili del trattamento o autorizzati al trattamento in quanto operanti sotto l’autorità del Titolare del trattamento.

Possono inoltre essere comunicati, nei limiti strettamente necessari, ai soggetti che per finalità di evasione delle vostre richieste debbano fornire beni o eseguire su incarico del Titolare prestazioni o servizi. Infine, possono essere comunicati ai soggetti legittimati ad accedervi in forza di disposizioni di legge, regolamenti, normative comunitarie.

In particolare, sulla base dei ruoli e delle mansioni lavorative espletate, i lavoratori sono stati legittimati a trattare i vostri dati personali, nei limiti delle loro competenze ed in conformità alle istruzioni ad essi impartite dal Titolare del trattamento.

I soggetti esterni che operano sotto l’autorità del Titolare sono stati anch’essi opportunamente autorizzati in base al tipo di prestazione fornita, al trattamento effettuato, alla natura dei dati trattati.

I soggetti esterni ai quali il Titolare ha affidato un trattamento di dati personali sono stati designati Responsabili di trattamento.

Trasferimento dei dati

In nessun caso il Titolare del trattamento trasferisce i dati personali in paesi terzi o a organizzazioni internazionali. Tuttavia, si riserva la possibilità di utilizzare servizi in cloud; nel qual caso, i fornitori dei servizi saranno selezionati tra coloro che forniscono garanzie adeguate, così come previsto dall’art. 46 GDPR 2016/679.

Conservazione dei dati

Il Titolare del trattamento conserva e tratta i dati personali per il tempo necessario ad adempiere alle finalità indicate. Nella fattispecie, i dati delle persone di contatto vengono conservati fino al termine del rapporto contrattuale, salvo contenzioso.

Diritti dell’interessato

Con riferimento agli artt. 15 – diritto di accesso, 16 - diritto di rettifica, 17 – diritto alla cancellazione, 18 – diritto alla limitazione del trattamento, 20 – diritto alla portabilità, 21 – diritto di opposizione, 22 diritto di opposizione al processo decisionale automatizzato del GDPR , l’interessato esercita i suoi diritti scrivendo al Titolare del trattamento all’indirizzo sopra riportato, oppure a mezzo e-mail info@mondoffice.com specificando l’oggetto della sua richiesta, il diritto che intende esercitare e allegando fotocopia di un documento di identità che attesti la legittimità della richiesta.

Il Titolare ricorda in particolare che ogni soggetto interessato può esercitare il diritto di opposizione nelle forme e nei modi previsti dall’art. 21 GDPR.

Ulteriori informazioni sui diritti dell’interessato sono più dettagliatamente descritte al fondo di questa sezione

Revoca del consenso

Con riferimento all’art. 7 del GDPR, l’interessato può revocare in qualsiasi momento il consenso eventualmente prestato. Tuttavia, il trattamento oggetto della presente informativa è lecito e consentito, anche in assenza di consenso.

Rifiuto al conferimento dei dati

Le persone che operano in nome e per conto dei clienti e fornitori possono rifiutarsi di conferire al Titolare i loro dati personali. Il conferimento dei dati personali è però necessario per una corretta ed efficiente gestione del rapporto contrattuale. Pertanto, un eventuale rifiuto al conferimento potrà compromettere in tutto o in parte il rapporto di fornitura.

Processi decisionali automatizzati

In nessun caso, relativamente ai trattamenti di seguito indicati, il Titolare effettua trattamenti che consistono in processi decisionali automatizzati sui dati delle persone fisiche.